Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Responsabilidades:

Finanças

• Processamento de pagamentos de contas de rotina, – táxi, aluguer de veículos e aluguer de escritórios, pessoal e alojamento de parceiros
• Registo coordenado de novos prestadores de serviços
• Ajudar a completar os orçamentos de formação e de workshops para projectos
• Apoiar os esforços de planeamento e orçamentação do trabalho, fornecendo contributos administrativos solicitados pela equipa da PATH.
• Processar e controlar as aprovações de ordens de compra e submeter aos clientes
• Verificar as facturas recebidas dos fornecedores e processar os pedidos de pagamento
• Controlar os pagamentos aos fornecedores e acompanhar as receitas
• Administração
• Avaliar e preparar pedidos de aquisição incluindo consumíveis, artigos de papelaria, para utilização no projecto
• Atender, encaminhar e contactar o pessoal ref. chamada recebida em telemóveis de escritório
• Agendar reuniões, incluindo aquisições, apoio para garantir locais, catering, fornecimentos e necessidades de equipamento;
• Apoio ao pessoal técnico na preparação de agendas, compilação e organização de materiais de apoio relevantes.
• Ajudar diariamente no preenchimento de formulários administrativos, formulários de refeições de conferência, e formulários de despesas comerciais.
• Acompanhar a correspondência do escritório através do livro de registo de entradas e saídas.
• Atender os visitantes
• Apoiar o pessoal técnico e administrativo nos escritórios da PATH nos EUA, conforme necessário.
• Elaborar e distribuir actas, e controlar as actividades de acompanhamento.
• Trabalhar com a equipa do projecto para apoiar e acolher eventos locais do projecto.
• Apoiar o Administrador do local na gestão do escritório – monitorização da Internet, utilização de impressoras, disponibilidade de água potável, limpeza do espaço de trabalho.
• Actualizar anualmente a lista de fornecedores; solicitar o feedback da equipa sobre os fornecedores e ajudar na identificação de novos fornecedores conforme necessário para assegurar um serviço adequado.
• Ajudar com traduções simples de inglês para português e vice-versa.
• Organizar, montar, reproduzir, encadernar, e distribuir relatórios, correspondência, e outros materiais.
• Manter a lista de contactos do projecto por correio electrónico e divulgar as actualizações mensais do projecto e outras comunicações aos contactos relevantes.
• Gerir e actualizar regularmente o sistema de arquivo electrónico do escritório para armazenar documentos, fotografias, vídeos e outros materiais do projecto.
• Coordenar o design gráfico e os serviços de impressão.

Workshop/formação/preparação de reuniões

• Ajudar a agendar reuniões e formações, preparar e entregar materiais relevantes para reuniões, tomar notas de reuniões ou fazer documentação audiovisual de reuniões.
• Coordenar a logística das formações, reuniões, e outros eventos do projecto – por exemplo, orçamentação, aquisição e segurança de locais, aquisição de fornecimentos e materiais, catering, fornecimento de ajudas de custo aos participantes, e organização do transporte.
  Preparação da viagem
• Coordenar as viagens (tanto domésticas como internacionais) do pessoal de escritório, visitantes, e participantes de formações ou workshops – incluindo a redacção de cartas convite, reserva de alojamento em hotel, reservas de voos, e organização de recolhas/saídas do aeroporto.
• Ajudar no processamento da documentação pré e pós-viagem e assegurar o cumprimento das políticas de viagem da PATH.
• Actualizar regularmente os horários de entrada e saída de viagens
• Sob a supervisão da SADM atribuição de transporte coordenado de veículos da PATH

Experiência Requerida

• Licenciatura em Administração, Gestão ou Contabilidade de Empresas
• Experiência mínima de 2 anos de trabalho com ONGs internacionais e agências doadoras.
• Fluência em inglês e português.
• Conhecimento e utilização do Mundo Empresarial / Agresso uma vantagem adicional
• Excelentes capacidades de comunicação e informática.
• Capacidade e vontade de viajar, conforme as necessidades.
• Deve ter autorização legal para trabalhar em Moçambique.

PATH dedica-se à construção de uma força de trabalho inclusiva onde a diversidade é valorizada.

PATH é um empregador de igualdade de oportunidades. Todos os candidatos qualificados serão considerados para o emprego. PATH não discrimina com base na raça, cor, religião, sexo, identidade ou orientação sexual, informação genética, idade, origem nacional, estado civil, estado de invalidez, ideologia política, estado militar ou de veterano protegido, ou qualquer outra característica protegida pela lei federal, estadual ou local aplicável.

*PATH tomou conhecimento de fraudes envolvendo falsas ofertas de emprego.*

Por favor, informe:

PATH nunca irá pedir uma taxa durante qualquer fase do processo de recrutamento.
Todos os empregos activos são anunciados directamente na página da nossa carreira.
Os e-mails oficiais PATH chegarão sempre a partir de um endereço @path.org ou @silkroad.com.

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