Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Deveres e Responsabilidades no Trabalho
Apoio Executivo

• Manutenção de calendários para o Chefe de Delegação e a equipa Cluster, incluindo a identificação de prazos / marcos-chave nos planos de equipa e sinalizar como seguimento necessário. Ligação com os membros da equipa para assegurar o acompanhamento das acções.
• Antecipar as necessidades e responder aos pedidos directos e antecipados; dar respostas ponderadas aos pedidos e dar seguimento aos itens de acção em nome do Chefe de Delegação.
• Criar a documentação necessária numa base contínua, isto envolve a produção de cartas, notas informativas, documentos de apoio, formatação de relatórios e outros materiais de comunicação.
• Tradução de mensagens/documentos entre português e inglês e, quando necessário, durante as reuniões.
• Manutenção de uma base de dados interna de contactos/listas de correio para Parceiros e Sociedades Nacionais para uma comunicação eficaz.
• Apoiar uma gestão eficaz e atempada dos pedidos, consultas e necessidades relacionadas dos Parceiros.
• Participar em reuniões e/ou convocatórias com o Chefe de Delegação sempre que necessário – coordenar, produzir, e distribuir agendas, bem como redigir actas completas e fornecer um projecto de resumo das principais questões levantadas e recomendações sugeridas.
• Prestar apoio geral e interdepartamental na implementação de projectos em que o Chefe de Delegação é o doador da tarefa.
• Organização de reuniões e eventos internos e externos no âmbito do gabinete do Chefe de Delegação, incluindo logística de reuniões, preparação de materiais e coordenação cruzada de viagens e arranjos de alojamento.
• Apoio à Gestão de Projectos
• Para projectos atribuídos sob a tutela do Chefe de Delegação – monitorar regularmente para assegurar que estes projectos estão a utilizar as linhas orçamentais correctas e manter o acompanhamento orçamental. Trabalhar em estreita coordenação com a equipa financeira para controlar as despesas, as taxas de execução e apresentar os seus relatórios às Finanças e ao PMER.
• Em ligação com a equipa de Programas, apoiar no desenvolvimento, acompanhamento e manutenção de acordos e correspondências de projectos.
• Desenvolver e manter o sistema de arquivo físico e electrónico da delegação para assegurar que todos os dados programáticos estejam disponíveis para fácil acesso e recuperação de informação.
• Prestar apoio administrativo ao projecto da equipa de programas da delegação para a implementação eficiente dos programas.

Educação
Grau universitário em área relevante.

Experiência

• 4 anos de experiência relevante.
• Experiência em planeamento e organização de workshops.
• Experiência numa função administrativa/coordenação.
• Experiência na gestão de fluxo de trabalho.

Conhecimentos, aptidões e línguas

• Excelentes conhecimentos informáticos. (por exemplo, Microsoft Outlook, Word, Excel, Adobe Acrobat).
• Experiência em princípios e procedimentos de gestão de escritório.
• Experiência na identificação e solução de problemas.
• Excelentes capacidades de comunicação verbal e escrita em inglês.
• Comportamento discreto e diplomático.
• Conhecimento e compromisso com os Princípios
• Fundamentais da Cruz Vermelha, e capacidade de modelar esses Princípios nas relações com colegas e parceiros e de os traduzir para a prática do desenvolvimento.
• Capacidade de redacção de relatórios.
• Fluência em português e inglês, escritos e falados.

Competências, Valores e Comentários

• Comunicação;
• Colaboração e Trabalho de Equipa;
• Julgamento e Tomada de Decisão;
• Sociedade Nacional e Relações com os Clientes;
• Criatividade e Inovação;
• Construção de Confiança