Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Qualificações e Aptidões

Estas responsabilidades devem ser adaptadas às especificidades do local e do contexto do posto de trabalho, à fase de funcionamento, à orientação estratégica e ao tipo de intervenção do programa. Esta secção deve ser revista sempre que seja contratado um novo funcionário ou o contexto sofra alterações significativas.

• Organizar todos os processos de aquisição e garantir o cumprimento das políticas, ferramentas, manuais, directrizes e regulamentos dos doadores da NRC.
• Preparar a solicitação de propostas, avaliações de propostas, documentos relacionados com reuniões de propostas, obtenção de cotações/propostas através do sistema prescrito;
• Supervisionar o Assistente de Logística (Aprovisionamento) para garantir que todo o processo de abertura de propostas e preparação de ficheiros com etiquetas para as reuniões de avaliação de propostas seja realizado atempadamente e de acordo com a política;
• Assegurar que todos os registos das transacções de aquisição são mantidos actualizados e em conformidade com a política da NR;
• Identificar os bens e serviços frequentemente adquiridos e apresentar recomendações para o estabelecimento de acordos-quadro;
• Acompanhar todos os contratos e assegurar que o processo de encerramento/extensão/terminação seja concluído atempadamente com toda a aprovação e documentos relevantes;
• Actuar como pessoa técnica focal no Gabinete do Nacional  para prestar assistência técnica ao pessoal de aquisições do Gabinete da Área relacionado com o sistema de gestão de concursos em linha, UNIT 4 Agresso ou qualquer outra ferramenta de aquisições relacionada;
• Receber e tratar todos os pedidos de fornecimento autorizados de artigos a adquirir e efetuar os processos de aquisição sob a supervisão do Gestor de Logística, de acordo com os procedimentos do NRC;
• Actuar como pessoa de ligação no escritório nacional para todos os escritórios de área/campo para os atualizar sobre os respectivos PRs e estado dos contratos;
• Apoiar o departamento requerente na elaboração de Requisições de Compra (RP), certificando-se de que as RP são elaboradas de acordo com o procedimento aprovado e a tabela de autorizações, antes de as receber para posterior processo de aquisição;
• Prestar apoio ativo aos departamentos na elaboração de planos de aquisição.
• Trabalhar para consolidar as necessidades dos vários departamentos, de modo a que as aquisições possam ser agrupadas
• Reunir-se ou falar com os vendedores interessados sobre potenciais fontes de fornecimento e serviços, desenvolver e manter uma relação de trabalho eficaz com os vendedores/fornecedores;
• Em caso de entrega parcial de mercadorias, assegurar que as encomendas em atraso são acompanhadas e finalizadas no mais curto espaço de tempo possível;
• Identifica possíveis atrasos nas encomendas e certifica-se de que todas as questões são assinaladas ao gestor de linha para garantir que podem ser tomadas medidas adequadas;
• Planear e conduzir a pré-qualificação de fornecedores e desenvolver e manter as bases de dados de fornecedores do país para diferentes bens e serviços
• Monitora de perto o desempenho dos diferentes fornecedores e, em conformidade, desenvolve o “Formulário de Classificação de Fornecedores” com base na análise periódica do desempenho dos fornecedores.
• Planear e realizar estudos de preços e análises de mercado em coordenação com o gestor de logística.
• Coordenar com o fornecedor e o pessoal do armazém do NRC a entrega dos artigos.
• Acompanhamento da nota de receção de mercadorias (GRN), guias de remessa, certificados de conclusão e facturas após a entrega;
• Coordenar com o Departamento Financeiro para garantir que os pagamentos aos fornecedores são efectuados atempadamente e sem qualquer pressão desnecessária sobre os sistemas financeiros do NRC; 

QUALIFICAÇÕES
Competências profissionais genéricas:

• Licenciatura em Cadeia de Abastecimento/Procurement/Logística.
• Pelo menos quatro anos de experiência de trabalho como operador logístico num contexto humanitário/de recuperação
• Bom conhecimento dos sistemas e formulários de adjudicação de contratos
• Experiência de utilização do sistema de gestão de concursos em linha para concursos de elevado valor
• Experiência anterior de trabalho com uma ONG em contextos complexos e voláteis
• Resultados documentados relacionados com as responsabilidades do cargo
  Forte sentido de integridade pessoal e empenhamento
• Deve ser fluente em inglês, tanto a nível escrito como verbal
  2. Competências comportamentais (máx. 6)

Trata-se de qualidades pessoais que influenciam o sucesso de uma pessoa no seu trabalho. Das 12 competências comportamentais, as seguintes são essenciais para esta função:

• Gerir os recursos para otimizar os resultados
• Gerir o desempenho e o desenvolvimento
• Analisar
• Lidar com ambientes inseguros
• Dar poder e criar confiança