Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Procurement

Gerir a implementação da política de procurement.
Coordenar com os fornecedores a entrega, reparação e manutenção dos materiais adquiridos (incluindo o equipamento utilizado pelos nossos funcionários no campo e os telemóveis utilizados pelos nossos beneficiários)
Ajuda no desenvolvimento e implementação de políticas e sistemas para um funcionamento eficaz e harmonioso e na identificação de oportunidades de redução de riscos e melhoria de processos
Coordena o Planeamento e a Execução de Procurement em ligação com os respectivos detentores do orçamento do Programa.
Ajuda na redação e preparação de contratos para fornecedores e supervisão/monitorização do desempenho dos fornecedores.
Ajuda na coordenação e conclusão do processo de pré-qualificação, conduzindo a listas de fornecedores pré-qualificados para a organização
Realizar avaliações de mercado, mapeamento de fornecedores, definição de perfis e manutenção de uma base de dados de fornecedores para os artigos mais utilizados.
Fornecer orientação, aconselhamento e formação ao pessoal sobre os processos de aquisição e logística
Analisar os requisitos de aquisição e selecionar o método mais adequado em função do valor da aquisição.
Analisar, negociar e preparar acordos contratuais e eventuais adendas.
Preparar e submeter para análise e aprovação os documentos de aquisição, a correspondência com os fornecedores e as actas de todos os comités de aquisição.
Coordenar com o departamento financeiro para garantir que todos os pagamentos aos fornecedores são efectuados atempadamente e sem sobrecarga financeira para a organização.
Preparar a recepção de bens adquiridos para actividades do escritório ou programáticas em todos os escritórios (considerando a necessidade de segregação de funções no processo).

Gestão do inventário

Manter um registo de todos os bens da GD e fazer recomendações de substituição.
Aplicar protocolos sobre o manuseamento/acompanhamento dos bens do GD por parte do pessoal e a adesão geral às políticas de armazenamento seguro.
Manter uma cobertura de seguro para os telemóveis e outros bens de valor.
Assegurar que os procedimentos descritos no Manual de Gestão de Bens da GiveDirectly sejam implementados em todos os Gabinetes
Supervisionar o movimento de bens e a atualização regular do inventário de lojas e bens para garantir que estes são devidamente etiquetados e atribuídos.
Supervisionar e assegurar a existência de sistemas eficazes de entrega nas lojas e assegurar que o movimento de bens é devidamente documentado, reconciliado e comunicado.
Preparar o certificado mensal de contagem de stocks e apresentá-lo para aprovação
Assegurar que todos os artigos perdidos, danificados, vendidos, roubados (ou outros) são devidamente registados com um formulário de eliminação de bens aprovado. Assegurar que toda a documentação suplementar necessária está completa
Proceder à verificação trimestral de todos os bens para garantir a coerência com as informações constantes da base de dados
Assegurar a eliminação adequada do equipamento obsoleto ou avariado, em conformidade com os regulamentos da GiveDirectly

Segurança e Manutenção do Escritório

Supervisionar o Assistente de Escritório para garantir um ambiente de escritório ordenado e confortável.
Supervisionar a manutenção estável do escritório, incluindo a ligação com o senhorio para reparações de manutenção e manutenção do terreno.
Servir de ponto focal de segurança para o escritório no campo, atualizar e implementar políticas de segurança adequadas ao contexto local.
Assegurar que os guardas subcontratados sejam colocados em todos os escritórios
Treinar os guardas terceirizados sobre os Procedimentos Operacionais Padrão de Segurança da GiveDirectly e garantir que os funcionários e visitantes sigam os procedimentos de entrada no escritório.
Apresentar relatórios de segurança regulares ao Supervisor sobre incidentes ocorridos e quaisquer questões/preocupações de segurança.

Apoio logístico/administrativo diverso

Gerir as contas de dinheiro móvel/pequeno montante e controlar as despesas de forma organizada, pormenorizada e verificável
Remeter pagamentos diversos aos fornecedores e ao pessoal, conforme necessário
Ajudar nas tarefas logísticas ad hoc para garantir o bom funcionamento das funções do escritório e dos eventos da equipa (organização de retiros, pausas para Internet, etc.)
Supervisionar a coordenação de visitantes de elevada prioridade
Prestar apoio à equipa de gestão em matéria de viagens pessoais e de administração;

Responsabilidades de supervisão

Supervisionar o Assistente Administrativo, o Chefe de Cozinha e o Auxiliar de Limpeza.

Qualificações Desejadas:

Conhecimentos e Experiência.

Licenciatura em Procurement e Gestão da Cadeia de Aprovisionamento, Gestão de Empresas, ou área relacionada e equivalente
Cinco anos de experiência em gestão administrativa e de “procurement”, no sector das ONG, com fortes capacidades de organização.
Capacidade de interação eficaz com pessoal internacional e nacional e adaptabilidade a circunstâncias imprevistas.
Bons conhecimentos de ferramentas informáticas (software, telefone, correio eletrónico, Internet) e de aplicações informáticas (por exemplo, MS Word e Excel, G-suite ).