Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Qualificações e Aptidões

Descrição das tarefas
Resumo das funções principais:
– Apoio à Gestão do Programa
– Apoio à Gestão Financeira
– Apoio Administrativo
– Apoiar a Mobilização de Recursos
– Apoiar a construção e a partilha de conhecimentos

1. Apoio à gestão do programa
– Prestar apoio administrativo e programático à unidade de programa na conceção, planeamento e gestão do programa nacional, gerindo dados e facilitando a execução do programa.
– Apoiar a preparação de vários documentos do programa, tais como planos de trabalho, orçamentos, relatórios e propostas sobre as modalidades de execução do programa.
– Ajudar a equipa do programa a analisar os pedidos dos parceiros e a preparar todos os documentos de base para aprovação.
– Ajudar a equipa do programa a analisar os relatórios dos parceiros e assegurar a sua apresentação atempada.
– Organizar reuniões do programa e elaborar actas.
– Reunir materiais de informação e preparar apresentações em Power Point e outras para a unidade do programa.
– Identificar fontes, recolher e compilar dados e informações para a preparação de documentos, directrizes e outros materiais, conforme necessário.
– Ajudar a equipa do programa a rever e a preparar a documentação relativa à aquisição de bens e serviços e apoiar o acompanhamento dos contratos.
– Ajudar a equipa a fornecer orientações aos gabinetes nacionais e aos gabinetes de projeto sobre a execução de rotina do projeto, acompanhando a utilização dos recursos financeiros.
– Participar em visitas de campo de M&A de vários projectos, elaborar e partilhar relatórios.
– Facilitar a elaboração da lista de consultores e outros prestadores de serviços para a implementação do plano de trabalho do gabinete nacional.
– Trabalhar em estreita colaboração com o especialista em M&A para o acompanhamento dos relatórios trimestrais e anuais.

2. Apoio à gestão financeira
– Apoiar o pessoal do programa no início das revisões orçamentais, na determinação dos fundos não utilizados e no encerramento operacional e financeiro do projeto.
– Acompanhar mensalmente os relatórios financeiros dos projectos no Atlas para informar sobre a execução do projeto e alertar atempadamente para qualquer acompanhamento que possa ser necessário.
– Apoiar a equipa do programa na análise dos relatórios financeiros dos projectos, incluindo o FACE e a sua conformidade com os fundos avançados.
– Criar requisições no Atlas para a receção de bens e serviços, incluindo a verificação do orçamento para requisições, POs e vales.
– Organizar, compilar e processar informações provenientes do doador, bem como da equipa do programa, e acompanhar as informações através de bases de dados e ficheiros electrónicos.
– Apoiar a equipa do programa no acompanhamento e na elaboração de relatórios sobre os recursos mobilizados.

3. Apoio administrativo à unidade do programa
– Prestar apoio administrativo à equipa do programa na organização de eventos, reuniões e workshops.
– Organizar as viagens da equipa do programa e do pessoal do projeto, incluindo a preparação de requisições e pedidos de viagem.
– Redigir correspondência não substantiva.
– Manter e organizar ficheiros físicos e electrónicos actualizados para facilitar o acesso e a recuperação. Assegurar a guarda de materiais confidenciais.
– Criar e manter ficheiros de correspondência/documentos e informações recebidas eletronicamente e assegurar o seu arquivo atualizado (SharePoint e OneDrive).
– Manter cópias impressas e electrónicas dos registos do escritório e ficheiros de referência sobre vários assuntos.
– Preparar material de apresentação/slides em Power-point para apresentações nas reuniões/workshops e manter todos os documentos prontos para as reuniões.

4. Parceria estratégica e mobilização de recursos
Analisar a informação sobre os doadores, preparar o perfil dos doadores e a base de dados em conformidade com as ferramentas da ONU Mulheres
– Rever o acordo de contribuições, gerir as contribuições no Atlas.
– Rever o esboço dos projectos em preparação elaborados pela equipa do programa.
– Acompanhar e apresentar relatórios sobre os recursos mobilizados.

5. Apoia a criação e a partilha de conhecimentos no CO, centrando-se na obtenção dos seguintes resultados
– Participação na preparação das formações do Gabinete do País e dos Projectos.
– Contribuição para as redes de conhecimento e comunidades de prática.
– Representar a Unidade do Programa em reuniões a pedido do supervisor

Experiência necessária
3 anos de experiência em ambiente informático utilizando vários pacotes de software de escritório. A experiência de trabalho com o ATLAS é uma vantagem

Área(s) de especialização
Administração

Carta de condução
–

Línguas
Inglês, Nível: Fluente, Obrigatório
Português, Nível: Língua materna, Obrigatório

Nível de escolaridade exigido
Ensino secundário

Competências e valores
– Capacidade de realizar uma vasta gama de actividades especializadas destinadas a assegurar o funcionamento eficaz e eficiente da equipa do programa, incluindo apoio logístico.
– Capacidade de contribuir para a reengenharia de processos empresariais, elaboração e implementação de novos sistemas de gestão de dados.
– Capacidade para criar, editar e apresentar informações em formatos claros e apresentáveis, utilizando as funcionalidades informáticas adequadas.
– Capacidade de organizar e realizar múltiplas tarefas estabelecendo prioridades.
– Capacidade de lidar com um grande volume de trabalho, como se estivesse a cumprir prazos.
– Capacidade para estabelecer, construir e manter relações eficazes com os clientes, demonstrando compreensão da perspetiva do cliente; antecipa as necessidades do cliente e responde-lhes prontamente.
– Capacidade para administrar e executar processos e transacções financeiras.
– Capacidade de gerir dados, documentos, correspondência e relatórios, informações e fluxo de trabalho.