Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Funções e Responsabilidades

Com base neste enquadramento, o PNUD pretende recrutar um(a) Assistente Administrativo(a) para o projecto RISE-PS. O(a) titular terá as seguintes funções e responsabilidades:

1. Apoio administrativo e logístico à Unidade de Gestão do Projecto (PMU)

• Agendar e coordenar reuniões internas, briefings e sessões de planificação.

• Preparar agendas, redigir actas e acompanhar os pontos de acção.

• Gerir os materiais de escritório e assegurar a disponibilidade dos recursos essenciais.

• Apoiar a preparação, formatação e impressão de documentos relacionados com as actividades do projecto.

• Auxiliar nos preparativos logísticos para eventos e visitas de campo.

• Acompanhar prazos e manter um calendário partilhado da PMU.

• Facilitar a comunicação entre a PMU e outros departamentos.

2. Apoiar os processos de procurement, financeiros e de RH

• Preparar e submeter requisições de procurement em conformidade com as directrizes do PNUD.

• Apoiar na elaboração de Termos de Referência (TdR) e especificações técnicas para consultores e fornecedores.

• Controlar e reconciliar fundos de caixa e relatórios de despesas.

• Apoiar os processos de recrutamento, incluindo o agendamento de entrevistas e compilação de documentação.

• Manter registos de contratos, ordens de compra e pagamentos.

• Coordenar com as unidades de finanças e RH para garantir o processamento atempado das transacções.

3. Coordenar viagens, workshops e missões de campo

• Organizar reservas e itinerários de viagem para o pessoal e consultores.

• Preparar autorizações de viagem e garantir conformidade com as políticas de deslocação.

• Coordenar a logística de workshops (local, catering, materiais).

• Gerir listas de participantes e inscrições.

• Apoiar o planeamento logístico de missões de campo (transporte e alojamento).

• Assegurar a submissão atempada de relatórios de viagem e missão.

• Manter um calendário de viagens e eventos para planeamento e visibilidade.

4. Manter sistemas de arquivo e correspondência precisos

• Organizar e actualizar sistemas digitais e físicos de arquivo de documentos do projecto.

• Manter registos de correspondência recebida e enviada.

• Arquivar contratos, relatórios e actas de reuniões de forma sistemática.

• Garantir a confidencialidade e segurança de documentos sensíveis.

• Criar modelos padronizados para documentação.

• Realizar auditorias periódicas de ficheiros para assegurar completude e exactidão.

• Apoiar a recuperação de documentos para auditorias ou relatórios.

5. Apoiar na preparação de relatórios, apresentações e comunicações

• Compilar dados e contributos das equipas de campo e parceiros.

• Redigir secções de relatórios de progresso e actualizações para doadores.

• Conceber e formatar apresentações para reuniões e briefings.

• Apoiar o desenvolvimento de boletins, fichas informativas e materiais de visibilidade.

• Coordenar traduções de documentos, quando necessário.

• Rever e editar comunicações para clareza e consistência.

• Manter um repositório de fotografias e histórias de sucesso do projecto.

6. Assegurar o funcionamento diário do escritório do projecto

• Monitorar a manutenção do escritório e contactar prestadores de serviços.

• Garantir o bom funcionamento do equipamento informático e coordenar suporte técnico.

• Acompanhar registos de presença e de férias do pessoal do projecto.

• Gerir o acesso ao escritório e protocolos de segurança.

• Apoiar a integração de novos funcionários e consultores.

• Manter o inventário de bens do escritório e realizar verificações regulares.

• Resolver prontamente questões operacionais do dia-a-dia.

7. Assegurar a coordenação com parceiros institucionais

• Agendar reuniões de coordenação com instituições governamentais e parceiros.

• Partilhar actualizações e documentação para garantir alinhamento de procedimentos.

• Apoiar sessões conjuntas de planificação e revisão.

• Facilitar a troca de modelos e formatos administrativos.

• Acompanhar compromissos e acções acordadas.

• Manter listas de contactos e registos de comunicação com parceiros.

• Participar em fóruns, quando delegado.

8. Executar outras tarefas atribuídas pelo Gestor de Operações

• Apoiar em tarefas de emergência ou prioridade.

• Auxiliar na recolha ou análise de dados para missões especiais.

• Contribuir para auditorias internas ou revisões de conformidade.

• Apoiar visitas de doadores ou missões de alto nível.

• Participar em iniciativas ou grupos de trabalho interfuncionais.

• Assumir responsabilidades temporárias durante ausências de pessoal.

• Garantir a execução atempada das tarefas delegadas, com actualizações regulares.

Competências

Core (Nucleares)

• Alcançar Resultados: Nível 1 – Planifica e monitoriza o próprio trabalho, presta atenção aos detalhes, entrega resultados de qualidade dentro do prazo.

• Pensar Inovadoramente: Nível 1 – Aberto a ideias criativas, resolve problemas pragmaticamente, procura melhorias.

• Aprender Continuamente: Nível 1 – Curioso, partilha conhecimento, aprende com erros, solicita feedback.

• Adaptar-se com Agilidade: Nível 1 – Adapta-se à mudança, lida construtivamente com incertezas.

• Agir com Determinação: Nível 1 – Motivado e persistente, mantém calma face a adversidades.

• Envolver-se e Colaborar: Nível 1 – Demonstra empatia e constrói relações positivas.

• Promover Diversidade e Inclusão: Nível 1 – Respeita diferenças e combate discriminação.

Competências Técnicas e Transversais

Habilitações e Experiência

Educação:

• Ensino Secundário completo é obrigatório.

• Licenciatura em Administração de Empresas, Administração Pública, Finanças/Contabilidade ou área equivalente será considerada uma vantagem, mas não é requisito obrigatório.

Experiência:

• Mínimo de 5 anos de experiência relevante (com ensino secundário) ou 2 anos (com licenciatura) em gestão financeira e administrativa, procurement e recursos humanos.

Competências Requeridas:

• Conhecimentos sólidos de informática (MS Word, Excel, etc.).

• Experiência com bases de dados e sistemas de gestão baseados na web.

Igualdade de Oportunidades

Como empregador que promove a igualdade, o PNUD valoriza a diversidade como expressão das múltiplas culturas e nações onde opera, encorajando candidaturas de pessoas de todos os contextos. As decisões de emprego baseiam-se no mérito e na adequação à função, sem discriminação.

O PNUD está igualmente comprometido com um ambiente de trabalho inclusivo, onde todos possam prosperar e beneficiar de oportunidades de carreira.

Assédio, Exploração e Abuso de Autoridade

O PNUD não tolera qualquer forma de assédio, exploração sexual, discriminação ou abuso de autoridade. Todos os candidatos seleccionados serão sujeitos a verificações apropriadas e devem aderir aos padrões éticos da organização.

Direito de Seleccionar Múltiplos Candidatos

O PNUD reserva-se o direito de seleccionar mais de um(a) candidato(a) desta vaga e considerar candidaturas para posições semelhantes com requisitos equivalentes.

Aviso de Fraude

O PNUD não cobra qualquer taxa em nenhuma fase do processo de recrutamento. Para mais informações, consulte: www.undp.org/scam-alert