Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Qualificações e Aptidões

Descrição das tarefas

Sob a supervisão direta do chefe da administração, o candidato desempenha as seguintes funções
– Recolher, classificar e facilitar a entrega de correio, bolsas, documentos e outras comunicações de e para outros registos do PNUD. Manter registos e cópias conforme necessário.
– Manter, desenvolver, avaliar e rever constantemente os ficheiros do escritório e conservar a informação e os materiais de referência de forma a permitir um armazenamento e uma recuperação fáceis e rápidos da informação para o Gabinete do País.
– Assistir o associado administrativo na administração e nas deslocações.
– Assistir o ponto focal dos activos na gestão e acompanhamento dos mesmos.
– Responsável pela gestão do inventário e do equipamento do escritório (assegurar que o armazém está sempre bem organizado e arrumado e que o equipamento de escritório é devidamente registado antes de ser retirado do escritório);
– Assistir nas viagens e na logística das reuniões do gabinete, incluindo alojamento e outros aspectos logísticos para o representante do PNUD.
– Assegurar que o escritório está sempre limpo e arrumado, coordenar com os empregados de limpeza para uma cobertura adequada durante as ausências.
– Prestar assistência geral de escritório e secretariado, conforme necessário. Prestar apoio administrativo e de receção ao escritório.
– Facilitar comunicações eficazes e apoio à gestão da informação no escritório. Apoio administrativo às actividades de relações externas.
– Manter registos para a emissão de artigos de armazém, por exemplo, artigos de papelaria, blocos de notas, equipamento de comunicação, etc. Manter o inventário dos bens de escritório e de armazenamento.
– Apoiar o acompanhamento das facturas recebidas dos prestadores de serviços, submeter os pedidos de pagamento à secção de Finanças e dar feedback aos clientes.
– Responder e/ou encaminhar os pedidos de informação para a unidade adequada do PNUD para uma ação e/ou resposta atempada.
– Manter e organizar ficheiros físicos e electrónicos actualizados para facilitar o acesso e a recuperação. Assegurar a guarda de materiais confidenciais.
– Assegurar a cobertura, como suplente, do assistente administrativo do representante

Requisitos

Experiência requerida

3 anos de experiência em tarefas administrativas.
– Experiência na utilização de aplicações informáticas e pacotes de software (MS Word, Excel, etc.), bem como de sistemas de gestão baseados na Web e do sistema ERP/Quantum.
– A experiência em front office e apoio administrativo é um requisito.
– Ter um bom conhecimento do sistema das Nações Unidas

Domínio(s) de especialização
Administração, gestão de empresas

Carta de condução
–

Línguas
Inglês, Nível: Fluente, Obrigatório
Português, Nível: Fluente, Obrigatório

Nível de escolaridade exigido
Ensino Secundário

Competências e valores
– Responsabilidade
– Adaptabilidade e flexibilidade
– Criatividade
– Planeamento e organização
– Profissionalismo
– Auto-gestão