Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Qualificações e Aptidões

RESPONSABILIDADES

Apoiar os processos de recrutamento no escritório, coordenando a publicação do anúncio de vaga/aviso especial de vaga, recebendo e classificando as candidaturas, organizando entrevistas e testes, preparando toda a documentação e materiais necessários, enviando comunicações aos candidatos, contactando empregadores anteriores para verificação de referências e qualquer outra atividade relacionada que lhe seja atribuída.
Realizar actividades de pré-contratação, tais como a preparação da documentação de entrada em serviço (EOD) e a recolha de documentos comprovativos, a coordenação dos exames médicos EOD, o acompanhamento com a Unidade de Saúde Ocupacional (OHU) Panamá sobre as autorizações médicas, a coordenação das sessões de orientação, a organização de reuniões de segurança e exames médicos, a inclusão em planos de seguro, se for caso disso, a criação de um ficheiro pessoal, etc.
Desempenhar as funções que lhe forem atribuídas no PRISM HR, prestando especial atenção à coerência e à exatidão dos dados; introduzir e manter dados com base em aprovações e documentação de apoio; controlar e acompanhar a situação contratual e os direitos e gerar relatórios, prorrogações de contratos, acções relativas ao pessoal e outra documentação conexa.
Desempenhar o papel de guardião do tempo no PRISM; manter, atualizar e reconciliar os contingentes de férias com base na documentação de apoio; gerar e editar relatórios relacionados com férias; responder a questões gerais relativas à administração de férias; orientar o pessoal sobre o procedimento de pedido e aprovação no PRISM.
Apoiar os processos de separação, classificação, reclassificação e promoção, recolhendo a documentação necessária, redigindo formulários, efectuando cálculos básicos, obtendo aprovações e coordenando com as unidades relevantes do Gabinete Regional e dos Centros Administrativos.
Atualizar e manter sistemas de arquivo eletrónico e físico na unidade, incluindo ficheiros do pessoal com toda a documentação de apoio, ficheiros de recrutamento, políticas, regulamentos, directrizes e manuais de recursos humanos, controlos internos, etc.
Redigir certificados de trabalho, avisos, cartas, relatórios, apresentações, gráficos, atualizar o organigrama e apoiar a apresentação atempada de documentos.
Apoiar a organização de reuniões, actividades de formação e outros eventos de Recursos Humanos, realizando actividades logísticas, tais como a organização de instalações para reuniões, equipamento, materiais, preparação de correspondência e redação e montagem de documentos.
Responder a perguntas gerais sobre políticas, instruções e procedimentos de Recursos Humanos.
Desempenhar outras funções conexas que lhe sejam atribuídas.

QUALIFICAÇÕES

Formação académica

Diploma do ensino médio com quatro anos de experiência relevante; ou,
Licenciatura em Recursos Humanos, Gestão de Empresas, Psicologia ou áreas afins de uma instituição académica acreditada com dois anos de experiência profissional relevante.
As universidades acreditadas são as que constam da base de dados mundial do ensino superior da UNESCO.

Experiência profissional

A experiência anterior em SAP/Oracle é uma vantagem distinta;
A experiência de trabalho anterior com organizações humanitárias internacionais, instituições/organizações não governamentais ou governamentais num ambiente multicultural é uma vantagem.
Experiência em várias funções de RH numa organização.

Competências

Proficiência em aplicações Microsoft Office, por exemplo, Word, Excel, PowerPoint, E-mail, Outlook.
Discreto, orientado para os pormenores e para os clientes, paciente e com vontade de aprender coisas novas.
Atenção ao pormenor, capacidade de organizar a papelada de forma metódica.

Línguas

É necessária fluência em inglês e português (oral e escrita).
As línguas oficiais da OIM são o inglês, o francês e o espanhol.
A proficiência na(s) língua(s) requerida(s) será especificamente avaliada durante o processo de seleção, que pode incluir avaliações escritas e/ou orais.