Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Deveres e responsabilidades

1. Prestar apoio executivo ao Representante Nacional da ONU Mulheres

Gerir o calendário e a agenda de compromissos e reuniões do Representante Nacional da ONU Mulheres;
Organizar as viagens e o alojamento em hotel para o Representante Nacional da ONU Mulheres;
Atender e seleccionar as chamadas do representante nacional com tacto e discrição;
Manter uma lista de contactos do gabinete nacional.
2. Prestar apoio administrativo ao representante da ONU Mulheres no país

Prestar apoio administrativo a reuniões, eventos e workshops;
Organizar e participar em reuniões, preparar actas e resumos;
Reunir materiais informativos e preparar apresentações em PowerPoint para o Representante no País para reuniões, missões e outros eventos importantes.
3. Prestar um apoio eficaz em matéria de comunicação e de gestão da informação ao gabinete do representante no país

Facilitar o fluxo de informação e de comunicação entre o gabinete do representante nacional da ONU Mulheres e outras unidades dentro ou fora da ONU Mulheres;
Analisar, hierarquizar e encaminhar a correspondência de e para o Gabinete do Representante Nacional da ONU Mulheres; tomar medidas proactivas de acompanhamento e manter o Representante Nacional informado;
Responder e/ou encaminhar os pedidos de informação para as unidades adequadas para uma acção/resposta atempada;
Redigir a correspondência de rotina e as circulares entre gabinetes;
Manter e organizar ficheiros actualizados para facilitar o acesso e a recuperação. Assegurar a guarda de materiais confidenciais.
4. Prestar apoio às actividades de relações externas do gabinete de representação no país

Facilitar a interacção do Representante Nacional com vários parceiros externos através de comunicação escrita, verbal e electrónica, e através de relações de colaboração e proactivas com homólogos e colegas em gabinetes parceiros;
Receber e cumprimentar funcionários/visitantes;
Assegurar questões de protocolo, receber visitantes/funcionários de alto nível, coordenar os preparativos logísticos relacionados com as visitas.
5. Contribuir para o desenvolvimento e a partilha de conhecimentos.

Prestar apoio administrativo para uma gestão e partilha eficazes dos conhecimentos no âmbito do gabinete e de outros gabinetes/sedes.
Desenvolver e partilhar conhecimentos e experiências relacionados com o apoio administrativo e operacional.

Indicadores-chave de desempenho

Apoio atempado e de qualidade ao representante nacional
Apresentação de informação de qualidade
Organização atempada e de qualidade de eventos/reuniões
Cumprimento do protocolo

Competências

Valores fundamentais:

Respeito pela diversidade
Integridade
Profissionalismo

Principais competências:

Consciência e sensibilidade em relação às questões de género
Responsabilidade
Resolução criativa de problemas
Comunicação eficaz
Colaboração inclusiva
Envolvimento das partes interessadas
Liderança pelo exemplo

COMPETÊNCIAS FUNCIONAIS:

Capacidade para gerir dados/calendário, documentos, correspondência, relatórios e manter o protocolo e o fluxo de informação;
Conhecimento das regras e regulamentos administrativos;
Capacidade para efectuar trabalhos de natureza confidencial;
Capacidade para criar, editar e apresentar informações num formato claro, utilizando as funcionalidades informáticas adequadas;
Capacidade para gerir processos administrativos.

Competências e experiência exigidas

Formação académica e certificação:

É exigida a conclusão do ensino secundário;
É necessário um diploma de bacharelato em administração de empresas ou administração pública.
Experiência:

Pelo menos 5 anos de experiência progressivamente responsável em administração, secretariado ou programas;
A experiência na utilização de aplicações informáticas, pacotes de software como o Microsoft Office e sistemas de gestão baseados na web é uma vantagem;
A experiência com o sistema ATLAS é uma vantagem.
Requisitos linguísticos:

É necessário ser fluente em inglês e português;
O conhecimento da outra língua oficial de trabalho da ONU é uma vantagem.

A candidatura deve ser acompanhada de um P11 preenchido. Note-se que as candidaturas sem o formulário P-11 da UN Women preenchido e assinado serão consideradas incompletas e não serão consideradas para avaliação posterior.

O formulário de história pessoal da UN Women (P-11) pode ser descarregado a partir de http://www.unwomen.org/en/about-us/employment .

Na ONU Mulheres, estamos empenhados em criar um ambiente diversificado e inclusivo de respeito mútuo. A ONU Mulheres recruta, emprega, treina, remunera e promove independentemente de raça, religião, cor, sexo, identidade de género, orientação sexual, idade, capacidade, nacionalidade ou qualquer outra base abrangida pela legislação aplicável. Todos os empregos são decididos com base nas qualificações, competência, integridade e necessidade organizacional.

Se necessitar de alguma acomodação razoável para apoiar a sua participação no processo de recrutamento e selecção, por favor inclua esta informação na sua candidatura.

A ONU Mulheres tem uma política de tolerância zero em relação a comportamentos incompatíveis com as metas e os objectivos das Nações Unidas e da ONU Mulheres, incluindo exploração e abuso sexual, assédio sexual, abuso de autoridade e discriminação.. Todos os candidatos seleccionados deverão respeitar as políticas e os procedimentos da ONU Mulheres, bem como as normas de conduta esperadas do pessoal da ONU Mulheres, pelo que serão submetidos a um rigoroso controlo de referências e de antecedentes. (O inquérito pessoal incluirá a verificação das credenciais académicas e do historial profissional. Os candidatos seleccionados poderão ter de fornecer informações adicionais para a realização de um inquérito pessoal).