Breve Descrição/ Finalidade do Trabalho

Descrição de Funções

1. Garantir a implementação de estratégias operacionais, com foco na realização das seguintes actividades:

   • Cumprimento total das actividades administrativas de acordo com as regras, regulamentos, políticas e estratégias da ONU/PNUD.
   • Contribuição para o mapeamento dos processos administrativos do projecto e implementação dos procedimentos operacionais padrão (POP).
   • Contribuição para a preparação de um plano de trabalho da equipa administrativa orientado para resultados.

2. Assegurar o funcionamento eficaz e eficiente da Unidade de Gestão de Programas, com foco nos seguintes resultados:

   • Contacto com visitantes e funcionários, agendamento de compromissos e reuniões, actuando como intérprete quando necessário e/ou redigindo actas.
   • Compilação e preparação de materiais informativos e de apresentação, discursos, informações de fundo e documentação para reuniões e missões.
   • Tradução de correspondências simples, quando necessário.

3. Garantir apoio administrativo e logístico eficaz, com foco nos seguintes resultados:

   • Organização de remessas, arranjos de desembaraço aduaneiro, preparação de documentos para remessas (recebidas/enviadas), execução das acções de acompanhamento necessárias.
   • Desempenho da função de comprador no sistema Atlas e preparação de Ordens de Compra (POs) para actividades de viagem.
   • Apoio à organização de processos de aquisição, incluindo a preparação de RFQs, ITBs ou RFPs, recepção de cotações, propostas ou licitações, e avaliação preliminar. Preparação de POs.
   • Organização de viagens e reservas de hotéis, preparação de autorizações de viagem, processamento de pedidos de vistos, cartões de identidade e outros documentos.
   • Apoio administrativo a conferências, workshops e retiros.
   • Recolha de informações para DSA, agências de viagens e outras pesquisas administrativas; apoio à organização de serviços comuns.
   • Organização de transporte de veículos, manutenção regular e seguro de veículos.
   • Verificação e registo do diário de bordo de veículos e consumo de combustível, actualização e manutenção do relatório histórico dos veículos.
   • Responsável pela gestão de material de escritório, incluindo manutenção de listas de stock, distribuição de material conforme solicitado e registo de distribuição.
   • Manutenção do sistema de arquivo, garantindo a segurança de materiais confidenciais.
   • Extração de dados de várias fontes.
   • Pesquisa e recuperação de dados estatísticos de fontes internas e externas; preparação de gráficos, tabelas e relatórios estatísticos.
   • Acompanhamento de prazos, compromissos assumidos, acções realizadas e coordenação da recolha e submissão de relatórios para a chefia da unidade.
   • Assistência na preparação de orçamentos e fornecimento de informações para auditorias.

4. Prestar apoio à manutenção do escritório e à gestão de activos, com foco nos seguintes resultados:

   • Manutenção de registos de gestão de activos, preparação de relatórios.
   • Manutenção de arquivos e registos relevantes para a manutenção do escritório.
   • Apoio à manutenção de áreas comuns e serviços partilhados.

5. Apoiar a construção e partilha de conhecimento no Projecto, com foco nos seguintes resultados:

   • Participação em formações da equipa de operações/projectos sobre administração.
   • Contribuições significativas para redes de conhecimento e comunidades de prática.

Competências Requeridas

• Negociador e ágil
• Organizado
• Proactividade
• Orientado para resultados