Descrição do Recrutamento/ Principais Responsabilidades

Qualificações e Aptidões

Responsabilidades

• Apoiar as regras, os regulamentos, as políticas, os processos, os procedimentos e as normas da Search for Common Ground para garantir a conformidade e a confidencialidade.
• Prestar apoio às funções e actividades de Administração e Pessoas e Cultura.
• Ajudar na avaliação, desenvolvimento e implementação de necessidades e serviços, e fornecer as ferramentas necessárias, conforme necessário.
• Prestar um vasto leque de serviços de apoio administrativo às várias funções da delegação nacional.

Operações de RH

• Responder atempadamente aos pedidos de rotina em matéria de recursos humanos.
• Transmitir os pedidos não rotineiros ao supervisor.
  Introduzir as informações relativas aos trabalhadores no(s) sistema(s) de informação dos recursos humanos.
• Manter actualizados os ficheiros em papel e/ou electrónicos, incluindo, entre outros, os ficheiros dos empregados, os ficheiros de recrutamento, a gestão do desempenho e a gestão das férias.
• Apoiar os processos de pagamento de salários, incluindo, entre outros, a recolha de folhas de presença e pedidos de férias.
• Dar seguimento a todos os trabalhadores que saem da empresa para garantir que todos os documentos de saída são apresentados e que todos os bens são recuperados.
• Gerir todos os contratos de trabalho e assegurar que são mantidas cópias nos ficheiros.

Recrutamento

• Apoiar todo o processo de recrutamento em tempo útil, incluindo, mas não se limitando a, publicidade de vagas, marcação de entrevistas, preparação de pacotes de entrevistas, recolha de notas/feedback de entrevistas e distribuição de informações relevantes.
• Realizar controlos terroristas e de referência e manter a informação sobre os novos contratados.
• Integração de novos funcionários
• Apoiar a integração de novos funcionários, incluindo, mas não se limitando a anúncios, comunicações e horários de orientação.
• Inscrição de novos funcionários em benefícios.
• Recolher, processar e arquivar a documentação dos novos funcionários.

Gestão

• Receber documentos e outras entregas para o escritório, assegurando que são distribuídos ao respetivo destinatário
• Organizar o envio de correio e encomendas postais
  Organizar eventos, reuniões e conferências, conforme solicitado
• Manter actualizada a informação sobre alojamento e instalações para conferências
• Obter orçamentos e efetuar análises de custos de fornecimentos, equipamentos e serviços a custos favoráveis e compatíveis com a qualidade e os prazos
• Supervisionar a manutenção do equipamento de escritório
• Acelerar a entrega de bens e serviços dos fornecedores
• Assegurar o fornecimento adequado e a reposição atempada do material de escritório
• Manter o inventário dos bens atualizado
• Efetuar reservas de voos, hotéis e transportes para o pessoal e visitantes, conforme solicitado
• Acompanhar o pagamento das facturas de serviços públicos
• Fazer a correspondência entre os pedidos de compra e as declarações dos fornecedores e atribuir códigos de débito às facturas dos fornecedores, por exemplo, táxi, bilhetes de avião e transferências
• Incutir os valores organizacionais em todo o trabalho.
• Competências Indicadores de comportamento (conhecimentos, aptidões e capacidades)
• Relaciona-se bem com os colegas e com todos os níveis de gestão; trabalha de forma cooperativa e eficaz em todas as equipas.
• Participa na escuta ativa e está receptivo à aprendizagem.
  Com a supervisão e orientação do supervisor, pesquisa e compila materiais para documentos de equipa, materiais de informação e apresentações.
• Valoriza o trabalho em equipa multicultural e demonstra sensibilidade intercultural.
• Obtém informações essenciais para uma tarefa ou projeto.
• Presta atenção comprovada aos pormenores e mantém a adaptabilidade e a flexibilidade.
• Utiliza os recursos e a tecnologia da Search para aumentar a sua eficiência e a dos membros da equipa.
• Demonstrar bom senso e iniciativa com pouca orientação.
• Capacidade para tratar de assuntos com estrita confidencialidade
• Boas capacidades de organização; capacidade de gerir e dar prioridade às tarefas.
• Boas capacidades de comunicação, tanto escritas como orais, são essenciais.
  
  
• Proteção: Manter-se alerta e atento a quaisquer riscos de salvaguarda, adquirir conhecimentos e competências relevantes que lhe permitam promover práticas de salvaguarda sólidas, compreender a política e os procedimentos de salvaguarda e comportar-se de forma coerente com a política de salvaguarda.

Formação e experiência

• Licenciatura em Gestão de Recursos Humanos ou Administração de Empresas: preferencialmente certificação local de RH.
• Conhecimento da legislação laboral local.
• Experiência e conhecimento de práticas de RH, incluindo recrutamento, contratação e administração de salários e benefícios, de preferência.
• Experiência de trabalho com procedimentos, sistemas e equipamento de escritório, de preferência.
• Aptidão informática e experiência com aplicações MS.
• Fluência escrita e oral em inglês e português.
  Prazo para apresentação de candidaturas: 31 de agosto de 2024.